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Installation und Baudatenprogramm ab Version 4.07

Material- und Aufmaßlisten, Kalkulation, Angebots- und Rechnungserstellung
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Installation und Baudatenprogramm ab Version 4.07

Posten Verfasst am: 22.04.2005 12:01

Hinweise zur zentralen Datenhaltung im Baudatenprogramm und die Auswirkungen auf die Installation


1 Anpassung der Installation und Konfiguration in der Projektverwaltung für die zentrale Datenhaltung

1.1 Beschreibung, Philosophie

Hinweis:
Wer das Modul 'Angebot und Rechnung' nicht hat und auch nicht aus anderen Gründen eine zentrale Stammdatenbank verwenden will, der braucht den Rest des Dokuments nicht zu lesen und kann seine Installation wie bisher durchführen. Dazu wählt man bei der Installation in der Dialogbox mit dem langen Erklärungstext '
Die Stammdatenbank enthält den Bauteilkatalog, Ziegel,...' einfach den Schalter 'Überspringen'.


Für das neue Kalkulationsmodul ist es zwingend und auch für alle anderen Anwender empfehlenswert, die Stammdaten an zentraler Stelle abzulegen und mit allen Programmen auf diese Stammdatenbank zu zugreifen. Die Stammdaten müssen zentral gehalten werden, für die Verwaltung der Rechnungen, Zahlungseingänge, Nummernkreise etc. Also von allen betroffenen Arbeitsplätzen und allen betroffenen Installationen muss auf dieselbe Stammdatenbank zugegriffen werden.
Es ist daher wichtig, dass man mit allen aktuell eingesetzten Installationen, aber auch mit den zukünftigen Installationen auf dieselben, zentralen und kontinuierlich fortgeführten Daten zugreift. Diese Daten werden in unserer Stammdatenbank (DHPSTAMM.MDB) gespeichert. Das bedeutet:

Pfeil Alle Installationen müssen mit derselben Stammdatenbank arbeiten; der Pfad unter dem die Stammdatenbank gesucht wird muss also bei allen gleich sein. Es ist also wahrscheinlich, dass die Stammdatenbank nicht im Systemverzeichnis des Programms sondern in einem neutralen Verzeichnis liegt.
Pfeil Damit die zentrale Stammdatenbank nicht beim Entfernen einer alten Installation versehentlich mit gelöscht wird, bieten wir als Standardverzeichnis ein spezielles Verzeichnis außerhalb des Systemverzeichnisses an: C:\DHPDBA.
Pfeil Auch bei der Umstellung der Sprache darf die Datenbank nicht gewechselt werden. Beim Wechsel der Sprache muss der Wechsel der Datenbank unterbunden werden, wenn der Anwender das Modul 'Angebot und Rechnung' verwendet.
Pfeil Alle Programmversionen (auch ältere) müssen mit derselben Version des Baudatenprogramms arbeiten, denn ältere Versionen können nicht mehr auf eine aktuelle Stammdatenbank zugreifen. Für das Zusammenspiel mit den anderen Programmen ist dies kein Problem, da das neue Baudatenprogramm auch immer die älteren Ablagen lesen kann.
Pfeil Bei einer Updateinstallation bleibt der Pfad für die Stammdatenbank meist unverändert. Das aktuelle Baudatenprogramm muss aber auch in andere Installationen kopiert werden, die mit derselben Stammdatenbank arbeiten. Die Abfragen für das Kopieren des Baudatenprogramms erfolgen also auch bei der Updateinstallation.


1.2 Anpassung in der Projektverwaltung


1.2.1 Anpassungen beim Wechsel der Sprache

Beim Wechsel der Sprache darf die Datenbank nicht gewechselt werden, wenn das Modul 'Angebot und Rechung' in den Kundendaten freigegeben wurde. Es wird folgender Hinweis gegeben, der nur mit Ok beantwortet werden kann:

Um eine Fortführung der Rechnungsnummer und Rechnungsdaten zu gewährleisten, müssen alle eingesetzten Installationen immer mit derselben Stammdatenbank arbeiten. Deshalb wird die Stammdatenbank beim Wechsel der Sprachen nicht gewechselt.

Dieser Hinweis erscheint nur, wenn der Pfad für die Datenbank auch wirklich mit der Sprachkennung endet. Wurde die Datenbank in das Standardverzeichnis gelegt, so erscheint diese Abfrage nicht.


1.2.2 Anpassung beim Wechsel der Pfade

Der Pfad für die Stammdatenbank kann auch manuell eingestellt werden. Wenn die Markierung auf %DHPDBA% steht und der Button 'Ändern' betätigt wird, so erscheint folgende Meldung, wenn das Modul 'Angebot' in den Kundendaten eingetragen ist:

Um eine Fortführung der Rechnungsnummer und Rechnungsdaten zu gewährleisten, müssen Sie sicher stellen, dass alle eingesetzten Installationen immer mit derselben Stammdatenbank arbeiten. Ändern Sie die Pfadeinstellung nur, wenn Sie sich über Konsequenzen und nötigen Schritte sicher sind.


1.3 Anpassungen im Installationsablauf

1.3.1 Einleitung der Abfrage

Im Ablauf erscheint zuerst eine kleine Erklärung, was nun warum gemacht werden muss. Diese erscheint immer, auch wenn in den Kundendaten kein Modul 'Angebot und Rechnung' eingetragen ist:

Die Stammdatenbank enthält den Bauteilkatalog, Ziegel, Dachflächenfenster aber auch Kundenadressen, Aufmaßsets und die Verwaltung der Auftrags- und Rechnungsdaten. Für die meisten Anwender ist es empfehlenswert, für die Anwender mit Kalkulationsprogramm (Modul 'Angebot und Rechnung') ist es zwingend, dass alle Installationen auf dieselbe Stammdatenbank zugreifen. In allen Installationen muss dann auch die neueste Version des Baudatenprogramms eingesetzt werden. Dabei bleiben die anderen Programmteile der älteren Installationen auch mit dem neuen Baudatenprogramm einsetzbar.
Im nachfolgenden Ablauf können Sie bestimmen, welche Stammdatenbank verwendet werden soll und in welche Installationen das neue Baudatenprogramm kopiert werden soll.
Die Programme aller betroffenen Installationen müssen geschlossen sein und es darf kein Schreibschutz bestehen.


Darunter befinden sich 2 Buttons: Ok und Überspringen. Mit Ok startet der nachfolgend beschriebene Ablauf, mit 'Überspringen' geht die Installation wie früher weiter. Befindet sich das Modul 'Angebot und Rechnung' in den Kundendaten, so wird der Button 'Überspringen' nicht angeboten, da zwingend mit zentralen Stammdaten gearbeitet werden muss.


1.3.2 Die Stammdatenbank und ihr Pfad

Bei der Installation kann nach einer Abfrage eine bestehende Stammdatenbank oder die neue Stammdatenbank von CD gewählt werden.
Egal ob eine bestehende (aus einer älteren Installation) oder die neue Stammdatenbank von CD gewählt wurde, es kann nun ein neuer Standort für die Stammdatenbank bestimmt werden. Dazu werden, abhängig von der Installationsart, bestehende Verzeichnisse angeboten. Es kann aber auch ein neues Verzeichnis angelegt werden.

Je nach Situation werden 3 Möglichkeiten angeboten:

Pfeil Der Standardpfad C:\DHPDBA
Pfeil Der bestehende Pfad der bestehenden Datenbank.
Pfeil Ein beliebiger anderer Pfad mit der Möglichkeit einen neuen Pfad anzulegen kann gewählt werden.


1.3.3 Auswahl betroffener alter Programmversionen

Es wird nun festgelegt, welche alten Programmversionen mit der Stammdatenbank arbeiten sollen. Die aktuelle Installation muss nicht noch mal angewählt werden; diese gehört immer dazu. Es erscheint eine Liste mit allen gefundenen Installationen. Diese kann durch manuell angewählte Installationen (Netzwerk) ergänzt werden. Durch die Checkbox vor der Installation wird entschieden, ob dies eine betroffene Installation ist.


1.3.4 Kopieren der Stammdatenbank und des Baudatenprogramms

Die gewählte Stammdatenbank, also die DHPSTAMM.MDB, wird in das gewählte Verzeichnis kopiert. Wurde eine bestehende Stammdatenbank verlegt, so bleibt die alte Datei ebenfalls erhalten. Gleiches gilt für die Lagerlängen für Schalungseingabe (LAGERLAN.DAT).
Die leere Vorlagedatei für Projektdatenbanken (PROJE.MDB) wird immer von der CD aus dem entsprechenden Sprachverzeichnis übernommen und in das gewählte Verzeichnis kopiert.
Abschließend wird in allen betroffenen Installationen (Programmversionen) das neue Verzeichnis der Stammdatenbank eingetragen.
Das Baudatenprogramm von der CD wird in alle betroffenen Installationen kopiert.



2 Anpassung in der Projektverwaltung wegen Weitergabe von Projekten

Die Projektdatenbank enthielt jetzt auch schon sensible Daten wie z.B. Bauherrenadressen. In Zukunft wird dies noch kritischer, da nun auch Rechnungen und Zahlungseingänge in der Baudatenbank des Projektes gespeichert werden. Zum Projekt gehören auch die Dokumente, also die Ausgaben der Rechnungen etc.
Wenn man ein Projekt archivieren will, so ist es wichtig, dass all diese Daten mit gepackt werden. Will man das Projekt jedoch an einen Dritten senden, so hat man die Möglichkeit, die Baudatenbank und die Dokumente vom Packen auszuschließen.
Dazu erscheint nun beim Packen eines Projektes eine Abfrage in der die Baudatenbank mit den Dokumenten vom Packen ausgeschlossen werden kann. Die Abfrage erscheint vor jedem Packen, also auch, wenn das Projekt als Emailanhang versendet werden soll.



3 Überprüfung der Zusammengehörigkeit von Projekt- und Zentraldaten (Datenkonsistenz)

3.1 Wann werden zentrale Daten geschrieben?

Das folgende betrifft nur Anwender, die das Modul 'Angebot und Rechnung' haben, denn nur für diese werden zentrale Daten geschrieben. Die Verbindung zwischen zentralen und Projektdaten wird in dem Augenblick hergestellt, in dem für ein Angebot eine Angebotsnummer vergeben wird. Eine Angebotsnummer muss allerdings nicht zwingend vergeben werden. Wird aus dem Angebot dann ein Auftrag muss auch eine Auftragsnummer vergeben werden. Dann erfolgt also spätestens der Eintrag in die zentralen Daten. Vorher gibt es keine Verbindung zu den zentralen Daten und das Projekt kann beliebig kopiert, gelöscht, verschoben usw. werden.


3.2 Wichtigkeit der Datenkonsistenz

Wenn wir Aufträge und Rechnungen verwalten, müssen wir verschiedene Daten zentral halten. Dies ist insbesondere die Rechnungsnummer, da wir eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer gewährleisten müssen. Andere Daten, z.B. das ganze Angebot, bleiben aber in der Projektdatenbank. Würden wir alle Daten in die zentrale Datenbank speichern, so würde diese sehr schnell zu groß werden. Wir haben also zusammengehörige Daten in der zentralen Datenbank und in den Projektdatenbanken. Wir müssen sicher stellen, dass diese Daten auch wirklich zusammen gehören; z.B. eine Rechnungsnummer mit Zahlungseingängen (zentrale Daten) müssen ganz eindeutig zu einem Projekt gehören. Man sagt, wir müssen die Datenkonsistenz sicher stellen.


3.3 Möglichkeiten der Projektverwaltung erschweren Datenkonsistenz

Was ist daran problematisch? Man ist bis jetzt gewöhnt, dass man Projekte beliebig verschieben, kopieren oder weitergeben kann. Später wird in einem anderen Verzeichnis auf einem anderen Projektstand weiter gearbeitet. Welcher Projektstand gehört aber nun zu dem Auftrag oder der Rechnung? Auch kann man ganze Projekte in ein anderes Projekt übernehmen (Projektverwaltung). Dabei wird auch die ganze Projektdatenbank inklusive der Rechnungen übernommen. Bei einem der Projekte müssen sie nun entfernt werden, da eine Rechnung ja nicht doppelt vergeben werden kann. Ein anderes typisches Problem ist die Weitergabe von Projekten an andere Firmen, insbesondere Abbundzentren. Sollte es passieren, dass man seine Angebote, Aufträge und Rechnungen im Projekt mitgibt, so dürfen diese nicht beim Abbundzentrum mit eingebucht werden. Es gibt also viele Fälle in denen Probleme entstehen können. Wir haben nun Funktionen entwickelt, die den Anwendern trotzdem die gewohnten Freiheiten erlauben, da wir bestimmte Situationen automatisch überprüfen und entsprechende Lösungen anbieten. Zudem kann man mit einer Menüfunktion die Datenkonsistenz überprüfen lassen.


3.4 Wann wird die Datenkonsistenz überprüft?

Bei jedem Öffnen der Baudatenbank eines Projektes wird überprüft, ob es zu dem Projekt passende zentrale Daten gibt und ob deren Stand mit dem der Projektdaten übereinstimmt.
Um zu überprüfen, ob noch alle Projekte, die in den zentralen Daten eingetragen sind, noch in der entsprechenden Version verfügbar sind, wird eine entsprechende Menüfunktion aufgerufen: 3 Extras - 8 Datenkonsistenz prüfen. Da dies einige Zeit dauert, lösen wir diese Funktion nicht automatisch aus. Bei dieser Überprüfung ist die Besonderheit, dass man in einem Netzwerk nur die Projekte überprüfen kann, auf den der aktuelle Rechner auch Zugriff hat; ein Projekt auf einer anderen Arbeitsstation kann nicht kontrolliert werden. Deshalb werden automatisch nur die Einträge überprüft, deren Projekt auf einer der lokalen Festplatte oder auf der Festplatte des aktuellen Projektes liegen. Will man also die Einträge für die Projekte im Netz überprüfen lassen, so muss man als aktuelles Projekt ein Projekt aus dem Netz geöffnet haben.


3.5 Was passiert, wenn Projekt- und Stammdaten nicht mehr zusammen passen?


3.5.1 Überprüfung beim Öffnen eines Projektes

Das Projekt befindet sich nicht in den zentralen Daten:

Pfeil Wenn wir die zum Projekt passenden Daten nicht in den zentralen Daten finden, gibt es nur die Möglichkeit die Angebots- / Auftrags- / Rechnungsdaten zu löschen oder abzubrechen. Typisch ist der Fall, dass ein Abbundzentrum ein Projekt mit solchen Daten vom Kunden bekommt. Auf keinen Fall dürfen dann die Auftrags- und Rechnungsnummern und -daten eingelagert werden.

Der Pfad stimmt nicht mehr überein:

Pfeil Gibt es das Projekt im alten Pfad nicht mehr, so gehen wir davon aus, dass es verschoben wurde und tragen den neuen Pfad in den zentralen Daten ein. Typischer Fall wäre hier, dass jemand seine Verzeichnisstruktur geändert hat.
Pfeil Gibt es das Projekt im alten Pfad noch, so fragen wir ab, ob das aktuell geöffnete nun das richtige Projekt ist. Wenn ja, tragen wir den neuen Pfad ein, wenn nein kommt die Abfrage, ob die Angebots- / Auftrags- / Rechnungsdaten gelöscht werden sollen. Alternativ kann nur das Projekt (Programm) verlassen werden. Typischer Fall ist hier, dass jemand das Projekt in ein anderes Verzeichnis kopiert oder übernommen (Projekt - übernehmen) hat um es dort als Vorlage für ein anderes Projekt zu verwenden. Oder er hat es zur Sicherung kopiert und aus Versehen die Sicherung geöffnet.

Man kopiert eine ältere Sicherung des Projekts in das Projektverzeichnis:

Pfeil Es erscheint zuerst der Hinweis, dass die Projekt- und die Stammdaten nicht übereinstimmen und die Abfrage, ob diese abgeglichen werden sollen. Bei 'Ja' übertragen wir dann die neueren Daten auf die älteren Daten, egal ob diese in den Projekt- oder zentralen Daten neuer sind.
Pfeil Wir geben aber hier einen klaren Hinweis und fangen damit folgenden Fall ab: In einem Netzwerk arbeiten alle auf einem Datenlaufwerk, aber jeder in seinem Datenbereich, die der Administrator für jeden getrennt angelegt hat. Normalerweise wird jeder dieser Datenbereiche mit demselben Laufwerksbuchstaben gemapt (verbunden); jeder Anwender kommt also z.B. mit 'H:\' in seinen Datenbereich. Liegt nun ein Projekt bei 2 Anwendern in H:\..\, so können wir das nicht feststellen, da der Pfad bei beiden übereinstimmt. Wenn beide an ihrer Version des Projektes arbeiten würden, so würden sie ständig auf die unterschiedlichen Datenversionen hingewiesen.

Anmerkung: Eine Unterscheidung der Anwender nach ihren Anmeldenamen würde hier nichts bringen, da es ansonsten üblich ist, dass verschiedene Anwender in einem Netzwerk mit demselben Projekt arbeiten; z.B. macht einer die Kalkulation und der nächste die Konstruktion. Durch diese Überprüfung würden die Abfragen also ständig erscheinen.


3.5.2 Löschen der Angebots- / Auftrags- / Rechnungsdaten

Beim Löschen der Angebots- / Auftrags- / Rechnungsdaten werden in den Positionslisten die Angebotspreise und - mengen der einzelnen Positionen gelöscht, die Angebots- Auftrags- und Rechnungsnummern, sowie die vollständigen Rechnungen und Zahlungseingänge.
Die 'Angebotspreise und - mengen' sind die Preise und Mengen, die zum Zeitpunkt vorlagen, als aus dem Angebot ein Auftrag wurde. Diese werden aus den 'verwendeten Preisen und Mengen' einer Position übernommen und gespeichert. Nur die 'Angebotspreise und - mengen' werden bei diesem Vorgang gelöscht, die berechneten und verwendeten Preisen und Mengen bleiben erhalten.


3.5.3 Überprüfung der zentralen Daten

Wenn wir das Projekt in seinem ursprünglichen Pfad nicht finden, so suchen wir zuerst im aktuellen Projekt-Hauptverzeichnis (DHPPROROOT) nach einem Projekt mit der entsprechenden Kennung und bieten dieses an. Wird das Projekt abgelehnt oder wir finden kein passendes, dann kann der Anwender dies manuell, z.B. auf einer anderen Festplatte, suchen. Wird auch so kein passendes Projekt ermittelt, so bleibt der Eintrag in den zentralen Daten wie er ist. Der Eintrag muss ja wegen Rechnungsnummer, Zahlungseingängen etc. erhalten bleiben, auch wenn es kein Projekt mehr dazu gibt.



Download des Textes im PDF-Format:

ZentraleStammdaten

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Joachim Neumann (Dietrich's AG)
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Joachim Neumann
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Re: Installation und Baudatenprogramm ab Version 4.07

Posten Verfasst am: 23.04.2005 12:33

Hallo

woher soll man das wissen?
Legen sie doch das nächstemal einen Begleitschein dabei, was es bei dem neuen Update für Erneuerungen gibt.
Wenn man das Programm erst dann installiert, wenn die Hotline Feierabend hat, oder diese öftersmal besetzt ist, hat man halt pech.
Ich wusste auch nicht das es ein Angebotsprogramm gibt.
Wo gibt es darüber Information?

MfG
Charly

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Re: Installation und Baudatenprogramm ab Version 4.07

Posten Verfasst am: 23.04.2005 13:29

Weil kein Schreiben dabei war habe ich es ja hier geschrieben. Manche Dinge gehen so schnell, dass ich mit dem Schreiben nicht nach komme. Bei der Installation werden eine Menge Infos angezeigt. Die werden aber, wie wir an der Hotline gemerkt haben, nicht gelesen.
Man kann außerdem mit dem Installieren warten, wenn man sich unsicher ist. Über das Forum gibt es ebenfalls Hilfe, auch Abends und am Wochenende. Mehr können wir nun wirklich nicht bieten.

Das Kalkulationsprogramm ist neu und kann auf der Ligna oder bei unserem Außendienst gesehen werden. Unterlagen gibt es noch nicht, die sind in Arbeit.
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